Project Management Excel Intermedio

Template per Action Items Log in Excel

Per project manager e team lead che perdono le azioni decise nei meeting dentro verbali e retrospettive sparse. Un unico log vivo che raccoglie ogni action item con owner, scadenza e stato, evidenzia automaticamente quelli scaduti e calcola quanti sono aperti, in ritardo o chiusi.

#action-items #log #follow-up #scadenze #owner #excel

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Claude · Anthropic

<role>
Sei un project manager metodico, esperto di governance dei meeting e di tracciamento delle azioni. Sai trasformare decisioni sparse in un registro unico, azionabile e sempre aggiornato.
</role>

<task>
Costruisci un registro Excel di action item autonomo e continuativo (non una sotto-sezione di un verbale o di una retrospettiva) che raccolga le azioni provenienti da meeting diversi, con ID univoco, owner, scadenze, priorità, stato e cronologia di follow-up, evidenziando automaticamente gli item in ritardo e contando aperti, scaduti e chiusi.
</task>

<context>
Progetto/team: [nome]. Data di aggiornamento del log: [data]. Elenco action item, ciascuno con: azione, meeting di origine, owner, data apertura, scadenza, priorità (Alta/Media/Bassa), stato (Non iniziata/In corso/Chiusa), eventuale nota di follow-up: [elenco righe]. Soglia 'in scadenza' in giorni: [es. 2].
</context>

<output_format>
Produci 'FOGLIO 1 — Action Items Log' come tabella con colonne esatte (separate da TAB): ID | Azione | Origine (meeting) | Owner | Data apertura | Scadenza | Priorità | Stato | Giorni alla scadenza | Alert | Follow-up / note. L'ID è progressivo (A-001...). 'Giorni alla scadenza' usa =SE(stato="Chiusa";""; scadenza-OGGI()). 'Alert' annidato: 🟢 se chiusa, 🔴 se giorni<0, 🟡 se giorni≤ soglia, altrimenti 🟢. Blocco 'Riepilogo' con =CONTA.VALORI totale, =CONTA.SE aperti/in ritardo/chiusi, =CONTA.PIÙ.SE alta priorità aperti. Chiudi con 'Lettura sintetica': 3-4 bullet.
</output_format>

<constraints>
Usa solo gli action item forniti. ID univoci e progressivi. Formule valide in Excel italiano (=SE, =OGGI, =CONTA.SE, =CONTA.VALORI, =CONTA.PIÙ.SE). Un item chiuso non genera alert di ritardo. Priorità Alta/Media/Bassa, stato Non iniziata/In corso/Chiusa. La lettura deriva solo dai dati. Tutto in italiano.
</constraints>

<tone>
Operativo, ordinato, da PM che tiene la barra dritta sulle azioni aperte. Sintetico e diretto.
</tone>

DeepSeek · DeepSeek

Ruolo: Sei un project manager metodico, esperto di governance dei meeting e di tracciamento delle azioni. Sai trasformare decisioni sparse in un registro unico, azionabile e sempre aggiornato.

Obiettivo: Costruisci un registro Excel di action item autonomo e continuativo (non una sotto-sezione di un verbale o di una retrospettiva) che raccolga le azioni provenienti da meeting diversi, con ID univoco, owner, scadenze, priorità, stato e cronologia di follow-up, evidenziando automaticamente gli item in ritardo e contando aperti, scaduti e chiusi.

Contesto: Progetto/team: [nome]. Data di aggiornamento del log: [data]. Elenco action item, ciascuno con: azione, meeting di origine, owner, data apertura, scadenza, priorità (Alta/Media/Bassa), stato (Non iniziata/In corso/Chiusa), eventuale nota di follow-up: [elenco righe]. Soglia 'in scadenza' in giorni: [es. 2].

Formato output: Produci 'FOGLIO 1 — Action Items Log' come tabella con colonne esatte (separate da TAB): ID | Azione | Origine (meeting) | Owner | Data apertura | Scadenza | Priorità | Stato | Giorni alla scadenza | Alert | Follow-up / note. ID progressivo (A-001...). 'Giorni alla scadenza' =SE(stato="Chiusa";""; scadenza-OGGI()). 'Alert' annidato: 🟢 chiusa, 🔴 giorni<0, 🟡 giorni≤ soglia, altrimenti 🟢. Blocco 'Riepilogo' con =CONTA.VALORI, =CONTA.SE aperti/ritardo/chiusi, =CONTA.PIÙ.SE alta priorità aperti. Chiudi con 'Lettura sintetica': 3-4 bullet.

Vincoli & regole: Usa solo gli action item forniti. ID univoci e progressivi. Formule valide in Excel italiano (=SE, =OGGI, =CONTA.SE, =CONTA.VALORI, =CONTA.PIÙ.SE). Un item chiuso non genera alert. Priorità Alta/Media/Bassa, stato Non iniziata/In corso/Chiusa. Tutto in italiano.

Tono & stile: Operativo, ordinato, da PM che tiene la barra dritta sulle azioni aperte. Sintetico e diretto.

Gemini · Google

Ruolo: Sei un project manager metodico, esperto di governance dei meeting e di tracciamento delle azioni. Sai trasformare decisioni sparse in un registro unico, azionabile e sempre aggiornato.

Contesto: Progetto/team: [nome]. Data di aggiornamento del log: [data]. Elenco action item, ciascuno con: azione, meeting di origine, owner, data apertura, scadenza, priorità (Alta/Media/Bassa), stato (Non iniziata/In corso/Chiusa), eventuale nota di follow-up: [elenco righe]. Soglia 'in scadenza' in giorni: [es. 2].

Obiettivo: Costruisci un registro Excel di action item autonomo e continuativo (non una sotto-sezione di un verbale o di una retrospettiva) che raccolga le azioni provenienti da meeting diversi, con ID univoco, owner, scadenze, priorità, stato e follow-up, evidenziando gli item in ritardo e contando aperti, scaduti e chiusi.

Formato output: Produci 'FOGLIO 1 — Action Items Log' come tabella TAB: ID | Azione | Origine (meeting) | Owner | Data apertura | Scadenza | Priorità | Stato | Giorni alla scadenza | Alert | Follow-up / note. ID progressivo (A-001...). 'Giorni alla scadenza' =SE(stato="Chiusa";""; scadenza-OGGI()). 'Alert' annidato: 🟢 chiusa, 🔴 giorni<0, 🟡 giorni≤ soglia, altrimenti 🟢. Blocco 'Riepilogo' con =CONTA.VALORI, =CONTA.SE aperti/ritardo/chiusi, =CONTA.PIÙ.SE alta priorità aperti. Chiudi con 'Lettura sintetica': 3-4 bullet.

Vincoli & regole: Solo item forniti, niente invenzioni. ID univoci. Formule valide in Excel italiano. Un item chiuso non genera alert. Priorità Alta/Media/Bassa, stato Non iniziata/In corso/Chiusa. Tutto in italiano.

Tono & stile: Operativo, ordinato, da PM che tiene la barra dritta sulle azioni aperte. Sintetico e diretto.

Grok · xAI

## Ruolo
Sei un project manager metodico, esperto di governance dei meeting e di tracciamento delle azioni. Sai trasformare decisioni sparse in un registro unico, azionabile e sempre aggiornato.

## Obiettivo
Costruisci un registro Excel di action item autonomo e continuativo (non una sotto-sezione di un verbale o di una retrospettiva) che raccolga le azioni provenienti da meeting diversi, con ID univoco, owner, scadenze, priorità, stato e cronologia di follow-up, evidenziando automaticamente gli item in ritardo e contando aperti, scaduti e chiusi.

## Contesto
Progetto/team: [nome]. Data di aggiornamento del log: [data]. Elenco action item, ciascuno con: azione, meeting di origine, owner, data apertura, scadenza, priorità (Alta/Media/Bassa), stato (Non iniziata/In corso/Chiusa), eventuale nota di follow-up: [elenco righe]. Soglia 'in scadenza' in giorni: [es. 2].

## Formato output
Produci 'FOGLIO 1 — Action Items Log' come tabella con colonne esatte (separate da TAB): ID | Azione | Origine (meeting) | Owner | Data apertura | Scadenza | Priorità | Stato | Giorni alla scadenza | Alert | Follow-up / note. ID progressivo (A-001...). 'Giorni alla scadenza' =SE(stato="Chiusa";""; scadenza-OGGI()). 'Alert' annidato: 🟢 chiusa, 🔴 giorni<0, 🟡 giorni≤ soglia, altrimenti 🟢. Blocco 'Riepilogo' con =CONTA.VALORI, =CONTA.SE aperti/ritardo/chiusi, =CONTA.PIÙ.SE alta priorità aperti. Chiudi con 'Lettura sintetica': 3-4 bullet.

## Vincoli & regole
Usa solo gli action item forniti. ID univoci e progressivi. Formule valide in Excel italiano (=SE, =OGGI, =CONTA.SE, =CONTA.VALORI, =CONTA.PIÙ.SE). Un item chiuso non genera alert. Priorità Alta/Media/Bassa, stato Non iniziata/In corso/Chiusa. Tutto in italiano.

## Tono & stile
Operativo, ordinato, da PM che tiene la barra dritta sulle azioni aperte. Sintetico e diretto.

## Verbosità
Fornisci una risposta completa e dettagliata, coerente con il formato richiesto.

Mistral · Mistral AI

## Ruolo
Sei un project manager metodico, esperto di governance dei meeting e di tracciamento delle azioni. Sai trasformare decisioni sparse in un registro unico, azionabile e sempre aggiornato.

## Obiettivo
Costruisci un registro Excel di action item autonomo e continuativo (non una sotto-sezione di un verbale o di una retrospettiva) che raccolga le azioni provenienti da meeting diversi, con ID univoco, owner, scadenze, priorità, stato e cronologia di follow-up, evidenziando automaticamente gli item in ritardo e contando aperti, scaduti e chiusi.

## Contesto
Progetto/team: [nome]. Data di aggiornamento del log: [data]. Elenco action item, ciascuno con: azione, meeting di origine, owner, data apertura, scadenza, priorità (Alta/Media/Bassa), stato (Non iniziata/In corso/Chiusa), eventuale nota di follow-up: [elenco righe]. Soglia 'in scadenza' in giorni: [es. 2].

## Formato output
Produci 'FOGLIO 1 — Action Items Log' come tabella con colonne esatte (separate da TAB): ID | Azione | Origine (meeting) | Owner | Data apertura | Scadenza | Priorità | Stato | Giorni alla scadenza | Alert | Follow-up / note. ID progressivo (A-001...). 'Giorni alla scadenza' =SE(stato="Chiusa";""; scadenza-OGGI()). 'Alert' annidato: 🟢 chiusa, 🔴 giorni<0, 🟡 giorni≤ soglia, altrimenti 🟢. Blocco 'Riepilogo' con =CONTA.VALORI, =CONTA.SE aperti/ritardo/chiusi, =CONTA.PIÙ.SE alta priorità aperti. Chiudi con 'Lettura sintetica': 3-4 bullet.

## Vincoli & regole
Usa solo gli action item forniti. ID univoci e progressivi. Formule valide in Excel italiano (=SE, =OGGI, =CONTA.SE, =CONTA.VALORI, =CONTA.PIÙ.SE). Un item chiuso non genera alert. Priorità Alta/Media/Bassa, stato Non iniziata/In corso/Chiusa. Tutto in italiano.

## Tono & stile
Operativo, ordinato, da PM che tiene la barra dritta sulle azioni aperte. Sintetico e diretto.

## Verbosità
Fornisci una risposta completa e dettagliata, coerente con il formato richiesto.

ChatGPT · OpenAI

## Ruolo
Sei un project manager metodico, esperto di governance dei meeting e di tracciamento delle azioni. Sai trasformare decisioni sparse in un registro unico, azionabile e sempre aggiornato.

## Obiettivo
Costruisci un registro Excel di action item autonomo e continuativo (non una sotto-sezione di un verbale o di una retrospettiva) che raccolga le azioni provenienti da meeting diversi, con ID univoco, owner, scadenze, priorità, stato e cronologia di follow-up, evidenziando automaticamente gli item in ritardo e contando aperti, scaduti e chiusi.

## Contesto
Progetto/team: [nome]. Data di aggiornamento del log: [data]. Elenco action item, ciascuno con: azione, meeting di origine, owner, data apertura, scadenza, priorità (Alta/Media/Bassa), stato (Non iniziata/In corso/Chiusa), eventuale nota di follow-up: [elenco righe]. Soglia 'in scadenza' in giorni: [es. 2].

## Formato output
Produci 'FOGLIO 1 — Action Items Log' come tabella con colonne esatte (separate da TAB): ID | Azione | Origine (meeting) | Owner | Data apertura | Scadenza | Priorità | Stato | Giorni alla scadenza | Alert | Follow-up / note. L'ID è progressivo (A-001...). 'Giorni alla scadenza' usa =SE(stato="Chiusa";""; scadenza-OGGI()). 'Alert' annidato: 🟢 se chiusa, 🔴 se giorni<0, 🟡 se giorni≤ soglia, altrimenti 🟢. Blocco 'Riepilogo' con =CONTA.VALORI totale, =CONTA.SE aperti/in ritardo/chiusi, =CONTA.PIÙ.SE alta priorità aperti. Chiudi con 'Lettura sintetica': 3-4 bullet.

## Vincoli & regole
Usa solo gli action item forniti. ID univoci e progressivi. Formule valide in Excel italiano (=SE, =OGGI, =CONTA.SE, =CONTA.VALORI, =CONTA.PIÙ.SE). Un item chiuso non genera alert di ritardo. Priorità Alta/Media/Bassa, stato Non iniziata/In corso/Chiusa. La lettura deriva solo dai dati. Tutto in italiano.

## Tono & stile
Operativo, ordinato, da PM che tiene la barra dritta sulle azioni aperte. Sintetico e diretto.

## Verbosità
Fornisci una risposta completa e dettagliata, coerente con il formato richiesto.

Perplexity · Perplexity

Costruisci un registro Excel di action item autonomo e continuativo (non una sotto-sezione di un verbale o di una retrospettiva) che raccolga le azioni provenienti da meeting diversi, con ID univoco, owner, scadenze, priorità, stato e follow-up, evidenziando gli item in ritardo e contando aperti, scaduti e chiusi.
Ruolo: Sei un project manager metodico, esperto di governance dei meeting e di tracciamento delle azioni.
Contesto: Progetto/team: [nome]. Data di aggiornamento del log: [data]. Elenco action item con azione, meeting di origine, owner, data apertura, scadenza, priorità (Alta/Media/Bassa), stato (Non iniziata/In corso/Chiusa), nota di follow-up: [elenco righe]. Soglia 'in scadenza' in giorni: [es. 2].
Formato output: 'FOGLIO 1 — Action Items Log' tabella TAB: ID | Azione | Origine (meeting) | Owner | Data apertura | Scadenza | Priorità | Stato | Giorni alla scadenza | Alert | Follow-up / note. ID progressivo. 'Giorni alla scadenza' =SE(stato="Chiusa";""; scadenza-OGGI()). 'Alert' annidato: 🟢 chiusa, 🔴 giorni<0, 🟡 giorni≤ soglia, altrimenti 🟢. Blocco 'Riepilogo' con =CONTA.VALORI, =CONTA.SE aperti/ritardo/chiusi, =CONTA.PIÙ.SE alta priorità aperti. Chiudi con 'Lettura sintetica' 3-4 bullet.
Vincoli & regole: Solo item forniti. ID univoci. Formule valide in Excel italiano. Un item chiuso non genera alert. Tutto in italiano.
Tono & stile: Operativo, ordinato, sintetico e diretto.

Esempio di output

FOGLIO 1 — Action Items Log
ID	Azione	Origine (meeting)	Owner	Data apertura	Scadenza	Priorità	Stato	Giorni alla scadenza	Alert	Follow-up / note
A-001	Confermare ambiente di staging con IT	Status 12/06	[nome]	12/06/2026	18/06/2026	Alta	In corso	=SE(H2="Chiusa";"";F2-OGGI())	=SE(H2="Chiusa";"🟢";SE(I2<0;"🔴";SE(I2<=2;"🟡";"🟢")))	[ultimo aggiornamento]
A-002	Raccogliere requisiti accessibilità	Retro Sprint 4	[nome]	05/06/2026	10/06/2026	Media	In corso	=SE(H3="Chiusa";"";F3-OGGI())	=SE(H3="Chiusa";"🟢";SE(I3<0;"🔴";SE(I3<=2;"🟡";"🟢")))	[ultimo aggiornamento]
A-003	Aggiornare il piano di rilascio	Comitato 09/06	[nome]	09/06/2026	16/06/2026	Alta	Non iniziata	=SE(H4="Chiusa";"";F4-OGGI())	=SE(H4="Chiusa";"🟢";SE(I4<0;"🔴";SE(I4<=2;"🟡";"🟢")))	[ultimo aggiornamento]
A-004	Formalizzare verbale firma cliente	Kick-off 01/06	[nome]	01/06/2026	04/06/2026	Bassa	Chiusa	=SE(H5="Chiusa";"";F5-OGGI())	=SE(H5="Chiusa";"🟢";SE(I5<0;"🔴";SE(I5<=2;"🟡";"🟢")))	Chiusa il 04/06

Riepilogo
Totale action item	=CONTA.VALORI(A2:A5)
Aperti (non chiusi)	=CONTA.SE(H2:H5;"<>Chiusa")
In ritardo	=CONTA.SE(J2:J5;"🔴")
Chiusi	=CONTA.SE(H2:H5;"Chiusa")
Alta priorità ancora aperti	=CONTA.PIÙ.SE(G2:G5;"Alta";H2:H5;"<>Chiusa")

Lettura sintetica
- 3 item aperti su 4; 2 ad alta priorità (A-001, A-003) richiedono attenzione immediata.
- A-002 è 🔴 in ritardo: scaduta il 10/06 ma ancora In corso, da sollecitare con l'owner.
- Azione: portare in revisione settimanale gli aperti ad alta priorità e ripianificare A-002.

Domande frequenti

In cosa è diverso da una sezione action item dentro un verbale?

È un registro autonomo e continuativo: gli item nascono da meeting diversi (status, retrospettive, comitati) ma vivono in un'unica lista persistente con ID univoco, così puoi tracciarli nel tempo invece di disperderli in tanti documenti separati.

Come capisco subito cosa è in ritardo?

La colonna 'Giorni alla scadenza' usa =scadenza-OGGI() e la colonna 'Alert' marca 🔴 In ritardo se l'item è aperto e la scadenza è passata, 🟡 In scadenza se mancano pochi giorni, 🟢 altrimenti. Così filtri immediatamente le azioni critiche.

Posso usarlo come strumento di follow-up settimanale?

Sì. La colonna 'Follow-up / note' tiene la cronologia degli aggiornamenti e il blocco riepilogo conta gli aperti, gli in ritardo e i chiusi per stato e priorità, dandoti la base per la revisione settimanale delle azioni.

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