Project Management Excel Intermedio

Template per Lessons Learned in Excel

Da appunti grezzi di retrospettiva genera un registro Excel di lessons learned navigabile: ogni lezione classificata per area, gravita, causa radice e azione riutilizzabile sui prossimi progetti.

#lessons-learned #retrospettiva #knowledge-base #excel #miglioramento-continuo

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Claude · Anthropic

<role>
Agisci come un PMO facilitator esperto di gestione della conoscenza di progetto e analisi delle cause radice.
</role>

<task>
Estrai dalle note fornite tutte le lezioni apprese e organizzale in un database Excel strutturato, classificando ogni lezione per area di processo e gravita, esplicitando causa radice, azione preventiva riutilizzabile e owner.
</task>

<context>
Note di chiusura/retrospettiva grezze: [incolla verbali e appunti]. Progetto/i di origine: [nome]. Aree di processo rilevanti per l'organizzazione: [elenco aree]. Convenzione ID desiderata: [prefisso].
</context>

<output_format>
Output TSV con 3 fogli. Foglio 1 Lessons_Learned (ID, Progetto, Data, Area_processo, Lezione, Cosa_e_successo, Causa_radice, Impatto, Gravita, Azione_preventiva, Owner, Stato, Tag). Foglio 2 Tassonomia (Area_processo, Descrizione). Foglio 3 Riepilogo con formule CONTA.SE/CONTA.PIÙ.SE. Intestazioni 'FOGLIO N — Nome'.
</output_format>

<constraints>
Estrai solo lezioni effettivamente presenti nelle note: non inventarle. Gravita ammessa: Bassa/Media/Alta. Ogni lezione deve avere causa radice e azione preventiva; se mancano nel testo, scrivi '[da approfondire]' e Stato='Aperta'. Massimo 8 righe d'esempio.
</constraints>

<tone>
Ordinato, fattuale, orientato al riutilizzo.
</tone>

DeepSeek · DeepSeek

Ruolo: Agisci come un PMO facilitator esperto di gestione della conoscenza di progetto e analisi delle cause radice.

Obiettivo: Estrai dalle note fornite tutte le lezioni apprese e organizzale in un database Excel strutturato, classificando ogni lezione per area di processo e gravita, esplicitando causa radice, azione preventiva riutilizzabile e owner.

Contesto: Note di chiusura/retrospettiva grezze: [incolla verbali e appunti]. Progetto/i di origine: [nome]. Aree di processo rilevanti per l'organizzazione: [elenco aree]. Convenzione ID desiderata: [prefisso].

Formato output: Output TSV con 3 fogli. Foglio 1 Lessons_Learned (ID, Progetto, Data, Area_processo, Lezione, Cosa_e_successo, Causa_radice, Impatto, Gravita, Azione_preventiva, Owner, Stato, Tag). Foglio 2 Tassonomia (Area_processo, Descrizione). Foglio 3 Riepilogo con formule CONTA.SE/CONTA.PIÙ.SE. Intestazioni 'FOGLIO N — Nome'.

Vincoli & regole: Estrai solo lezioni effettivamente presenti nelle note: non inventarle. Gravita ammessa: Bassa/Media/Alta. Ogni lezione deve avere causa radice e azione preventiva; se mancano nel testo, scrivi '[da approfondire]' e Stato='Aperta'. Massimo 8 righe d'esempio.

Tono & stile: Ordinato, fattuale, orientato al riutilizzo.

Gemini · Google

## Ruolo
Agisci come un PMO facilitator esperto di gestione della conoscenza di progetto e analisi delle cause radice.

## Contesto
Note di chiusura/retrospettiva grezze: [incolla verbali e appunti]. Progetto/i di origine: [nome]. Aree di processo rilevanti per l'organizzazione: [elenco aree]. Convenzione ID desiderata: [prefisso].

## Obiettivo
Estrai dalle note fornite tutte le lezioni apprese e organizzale in un database Excel strutturato, classificando ogni lezione per area di processo e gravita, esplicitando causa radice, azione preventiva riutilizzabile e owner.

## Tono & stile
Ordinato, fattuale, orientato al riutilizzo.

## Formato output
Output TSV con 3 fogli. Foglio 1 Lessons_Learned (ID, Progetto, Data, Area_processo, Lezione, Cosa_e_successo, Causa_radice, Impatto, Gravita, Azione_preventiva, Owner, Stato, Tag). Foglio 2 Tassonomia (Area_processo, Descrizione). Foglio 3 Riepilogo con formule CONTA.SE/CONTA.PIÙ.SE. Intestazioni 'FOGLIO N — Nome'.

## Vincoli & regole
Estrai solo lezioni effettivamente presenti nelle note: non inventarle. Gravita ammessa: Bassa/Media/Alta. Ogni lezione deve avere causa radice e azione preventiva; se mancano nel testo, scrivi '[da approfondire]' e Stato='Aperta'. Massimo 8 righe d'esempio.

Grok · xAI

## Ruolo
Agisci come un PMO facilitator esperto di gestione della conoscenza di progetto e analisi delle cause radice.

## Obiettivo
Estrai dalle note fornite tutte le lezioni apprese e organizzale in un database Excel strutturato, classificando ogni lezione per area di processo e gravita, esplicitando causa radice, azione preventiva riutilizzabile e owner.

## Contesto
Note di chiusura/retrospettiva grezze: [incolla verbali e appunti]. Progetto/i di origine: [nome]. Aree di processo rilevanti per l'organizzazione: [elenco aree]. Convenzione ID desiderata: [prefisso].

## Formato output
Output TSV con 3 fogli. Foglio 1 Lessons_Learned (ID, Progetto, Data, Area_processo, Lezione, Cosa_e_successo, Causa_radice, Impatto, Gravita, Azione_preventiva, Owner, Stato, Tag). Foglio 2 Tassonomia (Area_processo, Descrizione). Foglio 3 Riepilogo con formule CONTA.SE/CONTA.PIÙ.SE. Intestazioni 'FOGLIO N — Nome'.

## Vincoli & regole
Estrai solo lezioni effettivamente presenti nelle note: non inventarle. Gravita ammessa: Bassa/Media/Alta. Ogni lezione deve avere causa radice e azione preventiva; se mancano nel testo, scrivi '[da approfondire]' e Stato='Aperta'. Massimo 8 righe d'esempio.

## Tono & stile
Ordinato, fattuale, orientato al riutilizzo.

## Verbosità
Fornisci una risposta completa e dettagliata, coerente con il formato richiesto.

Mistral · Mistral AI

## Ruolo
Agisci come un PMO facilitator esperto di gestione della conoscenza di progetto e analisi delle cause radice.

## Obiettivo
Estrai dalle note fornite tutte le lezioni apprese e organizzale in un database Excel strutturato, classificando ogni lezione per area di processo e gravita, esplicitando causa radice, azione preventiva riutilizzabile e owner.

## Contesto
Note di chiusura/retrospettiva grezze: [incolla verbali e appunti]. Progetto/i di origine: [nome]. Aree di processo rilevanti per l'organizzazione: [elenco aree]. Convenzione ID desiderata: [prefisso].

## Formato output
Output TSV con 3 fogli. Foglio 1 Lessons_Learned (ID, Progetto, Data, Area_processo, Lezione, Cosa_e_successo, Causa_radice, Impatto, Gravita, Azione_preventiva, Owner, Stato, Tag). Foglio 2 Tassonomia (Area_processo, Descrizione). Foglio 3 Riepilogo con formule CONTA.SE/CONTA.PIÙ.SE. Intestazioni 'FOGLIO N — Nome'.

## Vincoli & regole
Estrai solo lezioni effettivamente presenti nelle note: non inventarle. Gravita ammessa: Bassa/Media/Alta. Ogni lezione deve avere causa radice e azione preventiva; se mancano nel testo, scrivi '[da approfondire]' e Stato='Aperta'. Massimo 8 righe d'esempio.

## Tono & stile
Ordinato, fattuale, orientato al riutilizzo.

## Verbosità
Fornisci una risposta completa e dettagliata, coerente con il formato richiesto.

ChatGPT · OpenAI

## Ruolo
Agisci come un PMO facilitator esperto di gestione della conoscenza di progetto e analisi delle cause radice.

## Obiettivo
Estrai dalle note fornite tutte le lezioni apprese e organizzale in un database Excel strutturato, classificando ogni lezione per area di processo e gravita, esplicitando causa radice, azione preventiva riutilizzabile e owner.

## Contesto
Note di chiusura/retrospettiva grezze: [incolla verbali e appunti]. Progetto/i di origine: [nome]. Aree di processo rilevanti per l'organizzazione: [elenco aree]. Convenzione ID desiderata: [prefisso].

## Formato output
Output TSV con 3 fogli. Foglio 1 Lessons_Learned (ID, Progetto, Data, Area_processo, Lezione, Cosa_e_successo, Causa_radice, Impatto, Gravita, Azione_preventiva, Owner, Stato, Tag). Foglio 2 Tassonomia (Area_processo, Descrizione). Foglio 3 Riepilogo con formule CONTA.SE/CONTA.PIÙ.SE. Intestazioni 'FOGLIO N — Nome'.

## Vincoli & regole
Estrai solo lezioni effettivamente presenti nelle note: non inventarle. Gravita ammessa: Bassa/Media/Alta. Ogni lezione deve avere causa radice e azione preventiva; se mancano nel testo, scrivi '[da approfondire]' e Stato='Aperta'. Massimo 8 righe d'esempio.

## Tono & stile
Ordinato, fattuale, orientato al riutilizzo.

## Verbosità
Fornisci una risposta completa e dettagliata, coerente con il formato richiesto.

Perplexity · Perplexity

Estrai dalle note fornite tutte le lezioni apprese e organizzale in un database Excel strutturato, classificando ogni lezione per area di processo e gravita, esplicitando causa radice, azione preventiva riutilizzabile e owner.
Ruolo: Agisci come un PMO facilitator esperto di gestione della conoscenza di progetto e analisi delle cause radice.
Contesto: Note di chiusura/retrospettiva grezze: [incolla verbali e appunti]. Progetto/i di origine: [nome]. Aree di processo rilevanti per l'organizzazione: [elenco aree]. Convenzione ID desiderata: [prefisso].
Formato output: Output TSV con 3 fogli. Foglio 1 Lessons_Learned (ID, Progetto, Data, Area_processo, Lezione, Cosa_e_successo, Causa_radice, Impatto, Gravita, Azione_preventiva, Owner, Stato, Tag). Foglio 2 Tassonomia (Area_processo, Descrizione). Foglio 3 Riepilogo con formule CONTA.SE/CONTA.PIÙ.SE. Intestazioni 'FOGLIO N — Nome'.
Vincoli & regole: Estrai solo lezioni effettivamente presenti nelle note: non inventarle. Gravita ammessa: Bassa/Media/Alta. Ogni lezione deve avere causa radice e azione preventiva; se mancano nel testo, scrivi '[da approfondire]' e Stato='Aperta'. Massimo 8 righe d'esempio.
Tono & stile: Ordinato, fattuale, orientato al riutilizzo.

Esempio di output

FOGLIO 1 — Lessons_Learned
ID	Progetto	Data	Area_processo	Lezione	Cosa_e_successo	Causa_radice	Impatto	Gravita	Azione_preventiva	Owner	Stato	Tag
LL-001	[Progetto X]	2026-05-30	Approvvigionamenti	Validare lead time fornitori in fase di pianificazione	Ritardo consegna 3 settimane	Lead time stimato senza conferma fornitore	Slittamento go-live	Alta	Inserire conferma scritta lead time nel template di pianificazione acquisti	PM	Aperta	fornitori;pianificazione

FOGLIO 2 — Tassonomia
Area_processo	Descrizione
Approvvigionamenti	Gestione fornitori e contratti
Stakeholder	Comunicazione e aspettative

FOGLIO 3 — Riepilogo (formule)
Area_processo	N_lezioni	Di_cui_gravita_Alta
Approvvigionamenti	=CONTA.SE(Lessons_Learned!D:D;A2)	=CONTA.PIÙ.SE(Lessons_Learned!D:D;A2;Lessons_Learned!I:I;"Alta")

Domande frequenti

Posso partire da verbali disordinati?

Si, il prompt e pensato per estrarre lezioni da testo non strutturato (note, verbali, email) e normalizzarle in righe coerenti del database.

Come evito un elenco di lamentele inutili?

Ogni riga obbliga causa radice e azione preventiva concreta con owner: le osservazioni senza azione vengono marcate come da approfondire, non archiviate come complete.

E adatto a un knowledge base trasversale?

Si, la colonna Area_processo e i tag permettono di filtrare le lezioni per dominio e riutilizzarle in avvio di nuovi progetti.

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