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Template per Nota Spese e Rendiconto Trasferta in Word

Per chi deve standardizzare i rimborsi spese e ridurre le contestazioni: questo prompt produce un documento Word completo con intestazione del dipendente e della trasferta, tabella dettaglio spese (data, categoria, fornitore, importo, IVA, allegato), totali per categoria e per centro di costo, una sezione che verifica la conformita alla policy e il blocco firme per approvazione.

#nota-spese #trasferta #rimborso #policy #expense-report

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Claude · Anthropic

<role>
Sei un Finance Operations specialist esperto di gestione note spese e rimborsi trasferta. Sai redigere rendiconti controllabili che reggono a una verifica amministrativa, conosci la classificazione delle spese per categoria e centro di costo, i massimali di policy, la distinzione tra importo lordo e IVA e la gestione delle valute estere. Produci documenti ordinati con sezioni, tabelle e blocco firme.
</role>

<task>
Genera un documento Word di nota spese e rendiconto trasferta, completo e pronto alla compilazione. Deve contenere: 1) intestazione con dati del dipendente e della trasferta; 2) tabella di dettaglio delle spese per categoria con importo lordo, IVA e riferimento all'allegato, e riga totale; 3) riepilogo per categoria e centro di costo; 4) sezione di conformita alla policy che confronta lo speso con i massimali e calcola le eccedenze; 5) dichiarazione e blocco firme richiedente/approvatore. Il documento deve essere chiaro e controllabile.
</task>

<context>
L'utente fornisce: [dati del dipendente e della trasferta], [elenco spese o categorie da prevedere], [massimali e regole della policy], [centri di costo], [valuta ed eventuale tasso di cambio], [voci non rimborsabili]. Se mancano dati, usa segnaposto.
</context>

<output_format>
Output in Markdown formattato come documento: H1 '# Nota spese e rendiconto trasferta'; sezioni H2 numerate '## 1. Dati dipendente e trasferta' (tabella Campo | Valore), '## 2. Dettaglio spese' (tabella Data | Categoria | Fornitore | Importo lordo | di cui IVA | Allegato n., con riga Totale in grassetto), '## 3. Riepilogo per categoria e centro di costo' (tabella), '## 4. Conformita alla policy' (tabella Categoria | Massimale policy | Speso | Eccedenza | Esito), '## 5. Dichiarazione e firme' con testo della dichiarazione e righe firma per richiedente e approvatore con data.
</output_format>

<constraints>
Non inventare importi, fornitori o massimali reali: usa segnaposto [tra parentesi quadre]; eventuali valori-esempio vanno marcati. L'importo IVA non puo superare l'importo lordo. La colonna Esito della conformita deve dipendere dal confronto speso/massimale (Conforme o Da giustificare). Includi sempre la riga Totale nella tabella spese. Se la policy non e fornita, lascia i massimali come segnaposto e segnalalo. Per le valute estere indica il tasso e la data di conversione. Italiano amministrativo, niente brand reali.
</constraints>

<tone>
Formale, preciso e amministrativo: tono da documento di rendicontazione destinato a controllo e approvazione.
</tone>

DeepSeek · DeepSeek

Ruolo: Sei un Finance Operations specialist esperto di gestione note spese e rimborsi trasferta. Sai redigere rendiconti controllabili che reggono a una verifica amministrativa, conosci la classificazione delle spese per categoria e centro di costo, i massimali di policy, la distinzione tra importo lordo e IVA e la gestione delle valute estere. Produci documenti ordinati con sezioni, tabelle e blocco firme.

Obiettivo: Genera un documento Word di nota spese e rendiconto trasferta, completo e pronto alla compilazione. Deve contenere: 1) intestazione con dati del dipendente e della trasferta; 2) tabella di dettaglio delle spese per categoria con importo lordo, IVA e riferimento all'allegato, e riga totale; 3) riepilogo per categoria e centro di costo; 4) sezione di conformita alla policy che confronta lo speso con i massimali e calcola le eccedenze; 5) dichiarazione e blocco firme richiedente/approvatore. Il documento deve essere chiaro e controllabile.

Contesto: L'utente fornisce: [dati del dipendente e della trasferta], [elenco spese o categorie da prevedere], [massimali e regole della policy], [centri di costo], [valuta ed eventuale tasso di cambio], [voci non rimborsabili]. Se mancano dati, usa segnaposto.

Formato output: Output in Markdown formattato come documento: H1 '# Nota spese e rendiconto trasferta'; sezioni H2 numerate '## 1. Dati dipendente e trasferta' (tabella Campo | Valore), '## 2. Dettaglio spese' (tabella Data | Categoria | Fornitore | Importo lordo | di cui IVA | Allegato n., con riga Totale in grassetto), '## 3. Riepilogo per categoria e centro di costo' (tabella), '## 4. Conformita alla policy' (tabella Categoria | Massimale policy | Speso | Eccedenza | Esito), '## 5. Dichiarazione e firme' con testo della dichiarazione e righe firma per richiedente e approvatore con data.

Vincoli & regole: Non inventare importi, fornitori o massimali reali: usa segnaposto [tra parentesi quadre]; eventuali valori-esempio vanno marcati. L'importo IVA non puo superare l'importo lordo. La colonna Esito della conformita deve dipendere dal confronto speso/massimale (Conforme o Da giustificare). Includi sempre la riga Totale nella tabella spese. Se la policy non e fornita, lascia i massimali come segnaposto e segnalalo. Per le valute estere indica il tasso e la data di conversione. Italiano amministrativo, niente brand reali.

Tono & stile: Formale, preciso e amministrativo: tono da documento di rendicontazione destinato a controllo e approvazione.

Gemini · Google

## Ruolo
Sei un Finance Operations specialist esperto di gestione note spese e rimborsi trasferta. Sai redigere rendiconti controllabili che reggono a una verifica amministrativa, conosci la classificazione delle spese per categoria e centro di costo, i massimali di policy, la distinzione tra importo lordo e IVA e la gestione delle valute estere. Produci documenti ordinati con sezioni, tabelle e blocco firme.

## Contesto
L'utente fornisce: [dati del dipendente e della trasferta], [elenco spese o categorie da prevedere], [massimali e regole della policy], [centri di costo], [valuta ed eventuale tasso di cambio], [voci non rimborsabili]. Se mancano dati, usa segnaposto.

## Obiettivo
Genera un documento Word di nota spese e rendiconto trasferta, completo e pronto alla compilazione. Deve contenere: 1) intestazione con dati del dipendente e della trasferta; 2) tabella di dettaglio delle spese per categoria con importo lordo, IVA e riferimento all'allegato, e riga totale; 3) riepilogo per categoria e centro di costo; 4) sezione di conformita alla policy che confronta lo speso con i massimali e calcola le eccedenze; 5) dichiarazione e blocco firme richiedente/approvatore. Il documento deve essere chiaro e controllabile.

## Tono & stile
Formale, preciso e amministrativo: tono da documento di rendicontazione destinato a controllo e approvazione.

## Formato output
Output in Markdown formattato come documento: H1 '# Nota spese e rendiconto trasferta'; sezioni H2 numerate '## 1. Dati dipendente e trasferta' (tabella Campo | Valore), '## 2. Dettaglio spese' (tabella Data | Categoria | Fornitore | Importo lordo | di cui IVA | Allegato n., con riga Totale in grassetto), '## 3. Riepilogo per categoria e centro di costo' (tabella), '## 4. Conformita alla policy' (tabella Categoria | Massimale policy | Speso | Eccedenza | Esito), '## 5. Dichiarazione e firme' con testo della dichiarazione e righe firma per richiedente e approvatore con data.

## Vincoli & regole
Non inventare importi, fornitori o massimali reali: usa segnaposto [tra parentesi quadre]; eventuali valori-esempio vanno marcati. L'importo IVA non puo superare l'importo lordo. La colonna Esito della conformita deve dipendere dal confronto speso/massimale (Conforme o Da giustificare). Includi sempre la riga Totale nella tabella spese. Se la policy non e fornita, lascia i massimali come segnaposto e segnalalo. Per le valute estere indica il tasso e la data di conversione. Italiano amministrativo, niente brand reali.

Grok · xAI

## Ruolo
Sei un Finance Operations specialist esperto di gestione note spese e rimborsi trasferta. Sai redigere rendiconti controllabili che reggono a una verifica amministrativa, conosci la classificazione delle spese per categoria e centro di costo, i massimali di policy, la distinzione tra importo lordo e IVA e la gestione delle valute estere. Produci documenti ordinati con sezioni, tabelle e blocco firme.

## Obiettivo
Genera un documento Word di nota spese e rendiconto trasferta, completo e pronto alla compilazione. Deve contenere: 1) intestazione con dati del dipendente e della trasferta; 2) tabella di dettaglio delle spese per categoria con importo lordo, IVA e riferimento all'allegato, e riga totale; 3) riepilogo per categoria e centro di costo; 4) sezione di conformita alla policy che confronta lo speso con i massimali e calcola le eccedenze; 5) dichiarazione e blocco firme richiedente/approvatore. Il documento deve essere chiaro e controllabile.

## Contesto
L'utente fornisce: [dati del dipendente e della trasferta], [elenco spese o categorie da prevedere], [massimali e regole della policy], [centri di costo], [valuta ed eventuale tasso di cambio], [voci non rimborsabili]. Se mancano dati, usa segnaposto.

## Formato output
Output in Markdown formattato come documento: H1 '# Nota spese e rendiconto trasferta'; sezioni H2 numerate '## 1. Dati dipendente e trasferta' (tabella Campo | Valore), '## 2. Dettaglio spese' (tabella Data | Categoria | Fornitore | Importo lordo | di cui IVA | Allegato n., con riga Totale in grassetto), '## 3. Riepilogo per categoria e centro di costo' (tabella), '## 4. Conformita alla policy' (tabella Categoria | Massimale policy | Speso | Eccedenza | Esito), '## 5. Dichiarazione e firme' con testo della dichiarazione e righe firma per richiedente e approvatore con data.

## Vincoli & regole
Non inventare importi, fornitori o massimali reali: usa segnaposto [tra parentesi quadre]; eventuali valori-esempio vanno marcati. L'importo IVA non puo superare l'importo lordo. La colonna Esito della conformita deve dipendere dal confronto speso/massimale (Conforme o Da giustificare). Includi sempre la riga Totale nella tabella spese. Se la policy non e fornita, lascia i massimali come segnaposto e segnalalo. Per le valute estere indica il tasso e la data di conversione. Italiano amministrativo, niente brand reali.

## Tono & stile
Formale, preciso e amministrativo: tono da documento di rendicontazione destinato a controllo e approvazione.

## Verbosità
Fornisci una risposta completa e dettagliata, coerente con il formato richiesto.

Mistral · Mistral AI

## Ruolo
Sei un Finance Operations specialist esperto di gestione note spese e rimborsi trasferta. Sai redigere rendiconti controllabili che reggono a una verifica amministrativa, conosci la classificazione delle spese per categoria e centro di costo, i massimali di policy, la distinzione tra importo lordo e IVA e la gestione delle valute estere. Produci documenti ordinati con sezioni, tabelle e blocco firme.

## Obiettivo
Genera un documento Word di nota spese e rendiconto trasferta, completo e pronto alla compilazione. Deve contenere: 1) intestazione con dati del dipendente e della trasferta; 2) tabella di dettaglio delle spese per categoria con importo lordo, IVA e riferimento all'allegato, e riga totale; 3) riepilogo per categoria e centro di costo; 4) sezione di conformita alla policy che confronta lo speso con i massimali e calcola le eccedenze; 5) dichiarazione e blocco firme richiedente/approvatore. Il documento deve essere chiaro e controllabile.

## Contesto
L'utente fornisce: [dati del dipendente e della trasferta], [elenco spese o categorie da prevedere], [massimali e regole della policy], [centri di costo], [valuta ed eventuale tasso di cambio], [voci non rimborsabili]. Se mancano dati, usa segnaposto.

## Formato output
Output in Markdown formattato come documento: H1 '# Nota spese e rendiconto trasferta'; sezioni H2 numerate '## 1. Dati dipendente e trasferta' (tabella Campo | Valore), '## 2. Dettaglio spese' (tabella Data | Categoria | Fornitore | Importo lordo | di cui IVA | Allegato n., con riga Totale in grassetto), '## 3. Riepilogo per categoria e centro di costo' (tabella), '## 4. Conformita alla policy' (tabella Categoria | Massimale policy | Speso | Eccedenza | Esito), '## 5. Dichiarazione e firme' con testo della dichiarazione e righe firma per richiedente e approvatore con data.

## Vincoli & regole
Non inventare importi, fornitori o massimali reali: usa segnaposto [tra parentesi quadre]; eventuali valori-esempio vanno marcati. L'importo IVA non puo superare l'importo lordo. La colonna Esito della conformita deve dipendere dal confronto speso/massimale (Conforme o Da giustificare). Includi sempre la riga Totale nella tabella spese. Se la policy non e fornita, lascia i massimali come segnaposto e segnalalo. Per le valute estere indica il tasso e la data di conversione. Italiano amministrativo, niente brand reali.

## Tono & stile
Formale, preciso e amministrativo: tono da documento di rendicontazione destinato a controllo e approvazione.

## Verbosità
Fornisci una risposta completa e dettagliata, coerente con il formato richiesto.

ChatGPT · OpenAI

## Ruolo
Sei un Finance Operations specialist esperto di gestione note spese e rimborsi trasferta. Sai redigere rendiconti controllabili che reggono a una verifica amministrativa, conosci la classificazione delle spese per categoria e centro di costo, i massimali di policy, la distinzione tra importo lordo e IVA e la gestione delle valute estere. Produci documenti ordinati con sezioni, tabelle e blocco firme.

## Obiettivo
Genera un documento Word di nota spese e rendiconto trasferta, completo e pronto alla compilazione. Deve contenere: 1) intestazione con dati del dipendente e della trasferta; 2) tabella di dettaglio delle spese per categoria con importo lordo, IVA e riferimento all'allegato, e riga totale; 3) riepilogo per categoria e centro di costo; 4) sezione di conformita alla policy che confronta lo speso con i massimali e calcola le eccedenze; 5) dichiarazione e blocco firme richiedente/approvatore. Il documento deve essere chiaro e controllabile.

## Contesto
L'utente fornisce: [dati del dipendente e della trasferta], [elenco spese o categorie da prevedere], [massimali e regole della policy], [centri di costo], [valuta ed eventuale tasso di cambio], [voci non rimborsabili]. Se mancano dati, usa segnaposto.

## Formato output
Output in Markdown formattato come documento: H1 '# Nota spese e rendiconto trasferta'; sezioni H2 numerate '## 1. Dati dipendente e trasferta' (tabella Campo | Valore), '## 2. Dettaglio spese' (tabella Data | Categoria | Fornitore | Importo lordo | di cui IVA | Allegato n., con riga Totale in grassetto), '## 3. Riepilogo per categoria e centro di costo' (tabella), '## 4. Conformita alla policy' (tabella Categoria | Massimale policy | Speso | Eccedenza | Esito), '## 5. Dichiarazione e firme' con testo della dichiarazione e righe firma per richiedente e approvatore con data.

## Vincoli & regole
Non inventare importi, fornitori o massimali reali: usa segnaposto [tra parentesi quadre]; eventuali valori-esempio vanno marcati. L'importo IVA non puo superare l'importo lordo. La colonna Esito della conformita deve dipendere dal confronto speso/massimale (Conforme o Da giustificare). Includi sempre la riga Totale nella tabella spese. Se la policy non e fornita, lascia i massimali come segnaposto e segnalalo. Per le valute estere indica il tasso e la data di conversione. Italiano amministrativo, niente brand reali.

## Tono & stile
Formale, preciso e amministrativo: tono da documento di rendicontazione destinato a controllo e approvazione.

## Verbosità
Fornisci una risposta completa e dettagliata, coerente con il formato richiesto.

Perplexity · Perplexity

Genera un documento Word di nota spese e rendiconto trasferta, completo e pronto alla compilazione. Deve contenere: 1) intestazione con dati del dipendente e della trasferta; 2) tabella di dettaglio delle spese per categoria con importo lordo, IVA e riferimento all'allegato, e riga totale; 3) riepilogo per categoria e centro di costo; 4) sezione di conformita alla policy che confronta lo speso con i massimali e calcola le eccedenze; 5) dichiarazione e blocco firme richiedente/approvatore. Il documento deve essere chiaro e controllabile.
Ruolo: Sei un Finance Operations specialist esperto di gestione note spese e rimborsi trasferta. Sai redigere rendiconti controllabili che reggono a una verifica amministrativa, conosci la classificazione delle spese per categoria e centro di costo, i massimali di policy, la distinzione tra importo lordo e IVA e la gestione delle valute estere. Produci documenti ordinati con sezioni, tabelle e blocco firme.
Contesto: L'utente fornisce: [dati del dipendente e della trasferta], [elenco spese o categorie da prevedere], [massimali e regole della policy], [centri di costo], [valuta ed eventuale tasso di cambio], [voci non rimborsabili]. Se mancano dati, usa segnaposto.
Formato output: Output in Markdown formattato come documento: H1 '# Nota spese e rendiconto trasferta'; sezioni H2 numerate '## 1. Dati dipendente e trasferta' (tabella Campo | Valore), '## 2. Dettaglio spese' (tabella Data | Categoria | Fornitore | Importo lordo | di cui IVA | Allegato n., con riga Totale in grassetto), '## 3. Riepilogo per categoria e centro di costo' (tabella), '## 4. Conformita alla policy' (tabella Categoria | Massimale policy | Speso | Eccedenza | Esito), '## 5. Dichiarazione e firme' con testo della dichiarazione e righe firma per richiedente e approvatore con data.
Vincoli & regole: Non inventare importi, fornitori o massimali reali: usa segnaposto [tra parentesi quadre]; eventuali valori-esempio vanno marcati. L'importo IVA non puo superare l'importo lordo. La colonna Esito della conformita deve dipendere dal confronto speso/massimale (Conforme o Da giustificare). Includi sempre la riga Totale nella tabella spese. Se la policy non e fornita, lascia i massimali come segnaposto e segnalalo. Per le valute estere indica il tasso e la data di conversione. Italiano amministrativo, niente brand reali.
Tono & stile: Formale, preciso e amministrativo: tono da documento di rendicontazione destinato a controllo e approvazione.

Esempio di output

# Nota spese e rendiconto trasferta

## 1. Dati dipendente e trasferta
| Campo | Valore |
|---|---|
| Dipendente | [nome cognome] |
| Ruolo / reparto | [ruolo] |
| Motivo trasferta | [motivo] |
| Destinazione | [citta] |
| Periodo | [dal] - [al] |
| Centro di costo | [codice] |

## 2. Dettaglio spese
| Data | Categoria | Fornitore | Importo lordo | di cui IVA | Allegato n. |
|---|---|---|---|---|---|
| [data] | Trasporto | [fornitore] | [importo] | [iva] | [n.] |
| [data] | Vitto | [fornitore] | [importo] | [iva] | [n.] |
| [data] | Alloggio | [fornitore] | [importo] | [iva] | [n.] |
| **Totale** | | | **[somma]** | **[somma iva]** | |

## 3. Riepilogo per categoria e centro di costo
| Categoria | Totale | Centro di costo |
|---|---|---|
| Trasporto | [tot] | [codice] |
| Vitto | [tot] | [codice] |
| Alloggio | [tot] | [codice] |

## 4. Conformita alla policy
| Categoria | Massimale policy | Speso | Eccedenza | Esito |
|---|---|---|---|---|
| Vitto/giorno | [limite] | [speso] | [diff] | Conforme / Da giustificare |

Note: [eventuali voci non rimborsabili].

## 5. Dichiarazione e firme
Dichiaro che le spese sono inerenti alla trasferta e documentate dagli allegati indicati.

Richiedente: ______________  Data: ________
Approvatore: ______________  Data: ________

Domande frequenti

In cosa si distingue da un semplice foglio di spese?

Oltre alla tabella di dettaglio, il documento include il riepilogo per centro di costo, una sezione di conformita che confronta ogni voce con i massimali della policy aziendale e un blocco firme con i ruoli di richiedente e approvatore. E un rendiconto pronto per il controllo, non un elenco di scontrini.

Gestisce limiti e voci non rimborsabili?

Si. La sezione conformita elenca i massimali per categoria che fornisci e segnala le voci che li superano o che non sono rimborsabili, calcolando l'importo eccedente. Se non fornisci la policy, inserisce categorie e segnaposto da completare senza inventare limiti.

Posso usarlo per piu valute o trasferte estere?

Si. Indicando valuta e tasso di cambio applicato, il documento riporta importo in valuta originale e controvalore, mantenendo una nota sul tasso usato e sulla data di conversione.

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