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Template per Policy Spese e Rimborsi in Word

Una policy spese vaga genera contestazioni e abusi. Questo prompt redige un regolamento completo su trasferte e rimborsi, con massimali in tabella, iter di approvazione e casi esplicitamente vietati, pronto da adottare e far firmare.

#policy #spese #rimborsi #trasferte #word

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Claude · Anthropic

<role>
Agisci come un responsabile amministrazione e controllo esperto nella stesura di regolamenti interni chiari, applicabili e a prova di contestazione.
</role>

<task>
Redigi una policy aziendale completa su spese e rimborsi come documento strutturato. Includi: ambito e finalità, definizioni, una tabella di massimali per categoria di spesa, l'iter di approvazione passo per passo con soglie e ruoli, le tempistiche di invio e di liquidazione, l'elenco delle spese non rimborsabili e un modello di modulo nota spese in tabella.
</task>

<context>
Azienda: [nome azienda]. Numero di dipendenti: [dimensione]. Settore: [settore]. Destinatari della policy: [destinatari]. Massimali desiderati per categoria (se noti): [massimali]. Soglia di pre-autorizzazione: [soglia]. Ruoli che approvano: [ruoli]. Tempistiche di rimborso desiderate: [tempistiche]. Valuta: [valuta].
</context>

<output_format>
Documento con heading: H1 per il titolo, H2 per le sezioni numerate. Usa tabelle markdown per i massimali e per il modulo nota spese. Elenchi puntati o numerati per iter e divieti. Stile pronto per impaginazione in Word.
</output_format>

<constraints>
Non inventare importi di massimale né riferimenti normativi: marca con [DA DEFINIRE] ogni valore non fornito. Mantieni linguaggio prescrittivo e univoco (usa 'deve', 'non è ammesso'). Le categorie del modulo nota spese devono corrispondere a quelle dei massimali. Non citare leggi specifiche senza che siano fornite nel contesto.
</constraints>

<tone>
Formale, prescrittivo, inequivocabile. Linguaggio da regolamento aziendale, frasi brevi e non interpretabili.
</tone>

DeepSeek · DeepSeek

Ruolo: Agisci come un responsabile amministrazione e controllo esperto nella stesura di regolamenti interni chiari, applicabili e a prova di contestazione.

Obiettivo: Redigi una policy aziendale completa su spese e rimborsi come documento strutturato. Includi: ambito e finalità, definizioni, una tabella di massimali per categoria di spesa, l'iter di approvazione passo per passo con soglie e ruoli, le tempistiche di invio e di liquidazione, l'elenco delle spese non rimborsabili e un modello di modulo nota spese in tabella.

Contesto: Azienda: [nome azienda]. Numero di dipendenti: [dimensione]. Settore: [settore]. Destinatari della policy: [destinatari]. Massimali desiderati per categoria (se noti): [massimali]. Soglia di pre-autorizzazione: [soglia]. Ruoli che approvano: [ruoli]. Tempistiche di rimborso desiderate: [tempistiche]. Valuta: [valuta].

Formato output: Documento con heading: H1 per il titolo, H2 per le sezioni numerate. Usa tabelle markdown per i massimali e per il modulo nota spese. Elenchi puntati o numerati per iter e divieti. Stile pronto per impaginazione in Word.

Vincoli & regole: Non inventare importi di massimale né riferimenti normativi: marca con [DA DEFINIRE] ogni valore non fornito. Mantieni linguaggio prescrittivo e univoco (usa 'deve', 'non è ammesso'). Le categorie del modulo nota spese devono corrispondere a quelle dei massimali. Non citare leggi specifiche senza che siano fornite nel contesto.

Tono & stile: Formale, prescrittivo, inequivocabile. Linguaggio da regolamento aziendale, frasi brevi e non interpretabili.

Gemini · Google

## Ruolo
Agisci come un responsabile amministrazione e controllo esperto nella stesura di regolamenti interni chiari, applicabili e a prova di contestazione.

## Contesto
Azienda: [nome azienda]. Numero di dipendenti: [dimensione]. Settore: [settore]. Destinatari della policy: [destinatari]. Massimali desiderati per categoria (se noti): [massimali]. Soglia di pre-autorizzazione: [soglia]. Ruoli che approvano: [ruoli]. Tempistiche di rimborso desiderate: [tempistiche]. Valuta: [valuta].

## Obiettivo
Redigi una policy aziendale completa su spese e rimborsi come documento strutturato. Includi: ambito e finalità, definizioni, una tabella di massimali per categoria di spesa, l'iter di approvazione passo per passo con soglie e ruoli, le tempistiche di invio e di liquidazione, l'elenco delle spese non rimborsabili e un modello di modulo nota spese in tabella.

## Tono & stile
Formale, prescrittivo, inequivocabile. Linguaggio da regolamento aziendale, frasi brevi e non interpretabili.

## Formato output
Documento con heading: H1 per il titolo, H2 per le sezioni numerate. Usa tabelle markdown per i massimali e per il modulo nota spese. Elenchi puntati o numerati per iter e divieti. Stile pronto per impaginazione in Word.

## Vincoli & regole
Non inventare importi di massimale né riferimenti normativi: marca con [DA DEFINIRE] ogni valore non fornito. Mantieni linguaggio prescrittivo e univoco (usa 'deve', 'non è ammesso'). Le categorie del modulo nota spese devono corrispondere a quelle dei massimali. Non citare leggi specifiche senza che siano fornite nel contesto.

Grok · xAI

## Ruolo
Agisci come un responsabile amministrazione e controllo esperto nella stesura di regolamenti interni chiari, applicabili e a prova di contestazione.

## Obiettivo
Redigi una policy aziendale completa su spese e rimborsi come documento strutturato. Includi: ambito e finalità, definizioni, una tabella di massimali per categoria di spesa, l'iter di approvazione passo per passo con soglie e ruoli, le tempistiche di invio e di liquidazione, l'elenco delle spese non rimborsabili e un modello di modulo nota spese in tabella.

## Contesto
Azienda: [nome azienda]. Numero di dipendenti: [dimensione]. Settore: [settore]. Destinatari della policy: [destinatari]. Massimali desiderati per categoria (se noti): [massimali]. Soglia di pre-autorizzazione: [soglia]. Ruoli che approvano: [ruoli]. Tempistiche di rimborso desiderate: [tempistiche]. Valuta: [valuta].

## Formato output
Documento con heading: H1 per il titolo, H2 per le sezioni numerate. Usa tabelle markdown per i massimali e per il modulo nota spese. Elenchi puntati o numerati per iter e divieti. Stile pronto per impaginazione in Word.

## Vincoli & regole
Non inventare importi di massimale né riferimenti normativi: marca con [DA DEFINIRE] ogni valore non fornito. Mantieni linguaggio prescrittivo e univoco (usa 'deve', 'non è ammesso'). Le categorie del modulo nota spese devono corrispondere a quelle dei massimali. Non citare leggi specifiche senza che siano fornite nel contesto.

## Tono & stile
Formale, prescrittivo, inequivocabile. Linguaggio da regolamento aziendale, frasi brevi e non interpretabili.

## Verbosità
Fornisci una risposta completa e dettagliata, coerente con il formato richiesto.

Mistral · Mistral AI

## Ruolo
Agisci come un responsabile amministrazione e controllo esperto nella stesura di regolamenti interni chiari, applicabili e a prova di contestazione.

## Obiettivo
Redigi una policy aziendale completa su spese e rimborsi come documento strutturato. Includi: ambito e finalità, definizioni, una tabella di massimali per categoria di spesa, l'iter di approvazione passo per passo con soglie e ruoli, le tempistiche di invio e di liquidazione, l'elenco delle spese non rimborsabili e un modello di modulo nota spese in tabella.

## Contesto
Azienda: [nome azienda]. Numero di dipendenti: [dimensione]. Settore: [settore]. Destinatari della policy: [destinatari]. Massimali desiderati per categoria (se noti): [massimali]. Soglia di pre-autorizzazione: [soglia]. Ruoli che approvano: [ruoli]. Tempistiche di rimborso desiderate: [tempistiche]. Valuta: [valuta].

## Formato output
Documento con heading: H1 per il titolo, H2 per le sezioni numerate. Usa tabelle markdown per i massimali e per il modulo nota spese. Elenchi puntati o numerati per iter e divieti. Stile pronto per impaginazione in Word.

## Vincoli & regole
Non inventare importi di massimale né riferimenti normativi: marca con [DA DEFINIRE] ogni valore non fornito. Mantieni linguaggio prescrittivo e univoco (usa 'deve', 'non è ammesso'). Le categorie del modulo nota spese devono corrispondere a quelle dei massimali. Non citare leggi specifiche senza che siano fornite nel contesto.

## Tono & stile
Formale, prescrittivo, inequivocabile. Linguaggio da regolamento aziendale, frasi brevi e non interpretabili.

## Verbosità
Fornisci una risposta completa e dettagliata, coerente con il formato richiesto.

ChatGPT · OpenAI

## Ruolo
Agisci come un responsabile amministrazione e controllo esperto nella stesura di regolamenti interni chiari, applicabili e a prova di contestazione.

## Obiettivo
Redigi una policy aziendale completa su spese e rimborsi come documento strutturato. Includi: ambito e finalità, definizioni, una tabella di massimali per categoria di spesa, l'iter di approvazione passo per passo con soglie e ruoli, le tempistiche di invio e di liquidazione, l'elenco delle spese non rimborsabili e un modello di modulo nota spese in tabella.

## Contesto
Azienda: [nome azienda]. Numero di dipendenti: [dimensione]. Settore: [settore]. Destinatari della policy: [destinatari]. Massimali desiderati per categoria (se noti): [massimali]. Soglia di pre-autorizzazione: [soglia]. Ruoli che approvano: [ruoli]. Tempistiche di rimborso desiderate: [tempistiche]. Valuta: [valuta].

## Formato output
Documento con heading: H1 per il titolo, H2 per le sezioni numerate. Usa tabelle markdown per i massimali e per il modulo nota spese. Elenchi puntati o numerati per iter e divieti. Stile pronto per impaginazione in Word.

## Vincoli & regole
Non inventare importi di massimale né riferimenti normativi: marca con [DA DEFINIRE] ogni valore non fornito. Mantieni linguaggio prescrittivo e univoco (usa 'deve', 'non è ammesso'). Le categorie del modulo nota spese devono corrispondere a quelle dei massimali. Non citare leggi specifiche senza che siano fornite nel contesto.

## Tono & stile
Formale, prescrittivo, inequivocabile. Linguaggio da regolamento aziendale, frasi brevi e non interpretabili.

## Verbosità
Fornisci una risposta completa e dettagliata, coerente con il formato richiesto.

Perplexity · Perplexity

Redigi una policy aziendale completa su spese e rimborsi come documento strutturato. Includi: ambito e finalità, definizioni, una tabella di massimali per categoria di spesa, l'iter di approvazione passo per passo con soglie e ruoli, le tempistiche di invio e di liquidazione, l'elenco delle spese non rimborsabili e un modello di modulo nota spese in tabella.
Ruolo: Agisci come un responsabile amministrazione e controllo esperto nella stesura di regolamenti interni chiari, applicabili e a prova di contestazione.
Contesto: Azienda: [nome azienda]. Numero di dipendenti: [dimensione]. Settore: [settore]. Destinatari della policy: [destinatari]. Massimali desiderati per categoria (se noti): [massimali]. Soglia di pre-autorizzazione: [soglia]. Ruoli che approvano: [ruoli]. Tempistiche di rimborso desiderate: [tempistiche]. Valuta: [valuta].
Formato output: Documento con heading: H1 per il titolo, H2 per le sezioni numerate. Usa tabelle markdown per i massimali e per il modulo nota spese. Elenchi puntati o numerati per iter e divieti. Stile pronto per impaginazione in Word.
Vincoli & regole: Non inventare importi di massimale né riferimenti normativi: marca con [DA DEFINIRE] ogni valore non fornito. Mantieni linguaggio prescrittivo e univoco (usa 'deve', 'non è ammesso'). Le categorie del modulo nota spese devono corrispondere a quelle dei massimali. Non citare leggi specifiche senza che siano fornite nel contesto.
Tono & stile: Formale, prescrittivo, inequivocabile. Linguaggio da regolamento aziendale, frasi brevi e non interpretabili.

Esempio di output

# Policy Spese e Rimborsi — [Nome Azienda]

## 1. Ambito e finalità
La presente policy disciplina le spese sostenute dai collaboratori per conto dell'azienda e le condizioni di rimborso. Si applica a [destinatari].

## 2. Definizioni
- Spesa rimborsabile: ...
- Trasferta: ...

## 3. Massimali per categoria
| Categoria | Massimale | Unità | Note |
|---|---|---|---|
| Pernottamento | [importo] | per notte | città [fascia A/B] |
| Pasti | [importo] | per pasto | max 2/giorno |
| Trasporti | [importo] | per tratta | classe economy |
| Chilometrico auto propria | [importo] | per km | tariffa [rif] |

## 4. Iter di approvazione
1. Pre-autorizzazione trasferta sopra [soglia] da parte di [ruolo].
2. Invio nota spese entro [giorni] dal rientro.
3. Validazione di [ruolo] e liquidazione entro [giorni].

## 5. Spese non rimborsabili
- Multe e sanzioni
- Spese personali
- [altro]

## 6. Modulo nota spese
| Data | Categoria | Descrizione | Importo | Allegato n. |
|---|---|---|---|---|
|  |  |  |  |  |

Domande frequenti

È un documento legalmente valido?

È un regolamento interno operativo, non un parere legale: fissa regole, massimali e processi. Prima dell'adozione ufficiale fallo validare da chi gestisce il lavoro e l'amministrazione nella tua organizzazione.

Posso adattarlo alla mia dimensione aziendale?

Sì: indica numero di dipendenti, settore e valuta, e i massimali e l'iter di approvazione si calibrano. Dove non fornisci un massimale, il documento lascia [DA DEFINIRE] invece di inventarlo.

Include il modulo di nota spese?

Sì, in coda al documento trovi un modello di nota spese con i campi da compilare, coerente con le categorie e i massimali della policy.

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