Template per Piano di Procurement in Excel
Per project manager e procurement manager che devono pianificare gli acquisti di progetto secondo il PMBOK: decidere cosa produrre e cosa comprare, scegliere il tipo di contratto adatto al rischio, definire SOW e criteri di selezione e tracciare la timeline di gara. Un piano strutturato che va oltre la semplice scorecard fornitori.
Esempio di output
FOGLIO 1 — Analisi Make-or-Buy Elemento Descrizione Costo Make Costo Buy Criticità competenza interna (1-5) Rischio fornitore (1-5) Decisione Razionale [Modulo pagamenti] Integrazione gateway 45.000 30.000 2 3 Buy Competenza non core, fornitore maturo [Motore di calcolo] Algoritmo proprietario 60.000 80.000 5 4 Make Core business, vincolo IP Delta (Make-Buy) =C2-D2 =C3-D3 FOGLIO 2 — Matrice tipologia contrattuale Tipologia Quando usarla Allocazione rischio Pro Contro Consigliata per voce FFP (Firm-Fixed-Price) Scope ben definito e stabile Fornitore Prezzo certo, basso carico gestionale Poca flessibilità [Modulo pagamenti] T&M (Time & Material) Scope variabile, breve durata Condiviso Flessibilità, avvio rapido Tetto di spesa da presidiare [Consulenza UX] CPIF (Cost-Plus-Incentive-Fee) R&D, scope incerto Committente Incentivo su performance Richiede audit costi [Motore di calcolo] FOGLIO 3 — Statement of Work (SOW) Sezione Contenuto Scopo [Descrizione del lavoro richiesto] Deliverable [Elenco deliverable con criteri di accettazione] Standard e norme [Norme tecniche applicabili] Milestone e tempi [Date chiave] Luogo e modalità [On-site / remoto] Vincoli e assunzioni [Vincoli noti] FOGLIO 4 — Timeline e strategia di approvvigionamento Fase Attività Data inizio Data fine Owner Deliverable Definizione bisogno Raccolta requisiti [gg/mm] [gg/mm] [PM] SOW approvato Qualifica mercato Market scan + RFI [gg/mm] [gg/mm] [Procurement] Shortlist Gara RFP + ricezione offerte [gg/mm] [gg/mm] [Procurement] Offerte Valutazione Scoring + negoziazione [gg/mm] [gg/mm] [Comitato] Fornitore selezionato Contratto Firma e kickoff [gg/mm] [gg/mm] [Legal] Contratto firmato FOGLIO 5 — Criteri di selezione (pesati) Criterio Peso % Punteggio Fornitore A (1-5) Punteggio Fornitore B (1-5) Conformità tecnica 0,35 4 3 Prezzo 0,25 3 5 Esperienza e referenze 0,20 5 3 Tempi di consegna 0,10 4 4 Sostenibilità / compliance 0,10 3 4 Totale ponderato =SOMMA(B2:B6) =SOMMA.PRODOTTO($B$2:$B$6;C2:C6) =SOMMA.PRODOTTO($B$2:$B$6;D2:D6)
Domande frequenti
La scorecard valuta e confronta fornitori già in gara. Il piano di procurement è a monte: decide cosa fare internamente e cosa acquistare (make-or-buy), quale tipologia contrattuale usare (FFP, T&M, Cost-Plus), come strutturare lo Statement of Work, la strategia e la timeline di approvvigionamento e i criteri con cui poi si valuteranno i fornitori.
Il foglio guida la scelta in base a incertezza dello scope e rischio: Firm-Fixed-Price (FFP) quando lo scope è ben definito, Time & Material (T&M) per attività a perimetro variabile e di breve durata, Cost-Plus (CPFF/CPIF) quando il lavoro è di ricerca/sviluppo e difficile da stimare. Include una matrice decisionale con pro, contro e allocazione del rischio.
Sì. Un foglio dedicato elenca i criteri pesati (tecnici, economici, esperienza, conformità) con pesi che sommano a 100% e una formula di punteggio pronta (=SOMMA.PRODOTTO) per ottenere il punteggio totale di ciascun candidato durante la gara.
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